Die E-Rechnung wird zum Pflichtprogramm: Ab dem 1. Januar 2027 müssen viele Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen an andere Unternehmen elektronisch in einem strukturierten Format ausstellen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen schon seit Anfang 2025. Wer jetzt noch Word-Vorlagen oder PDF-Rechnungen per E-Mail verschickt, hat nur noch wenige Wochen Zeit für die Umstellung.
In diesem Überblick erfährst du, was eine E-Rechnung genau ist, welche Fristen für dein Unternehmen gelten, welche Ausnahmen es gibt und wie du die Umstellung in wenigen Schritten schaffst. Der Stand entspricht Oktober 2026. Der Artikel ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
Was ist die E-Rechnungspflicht? Die Kurzantwort
Die E-Rechnungspflicht verpflichtet Unternehmen, Rechnungen für Leistungen an andere inländische Unternehmen in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 auszustellen. Seit 2025 müssen alle Unternehmen solche Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand gilt ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.Was eine E-Rechnung ist und was nicht
Der wichtigste Punkt vorweg: Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Seit der Neuregelung durch das Wachstumschancengesetz gilt als E-Rechnung nur eine Rechnung, die in einem strukturierten Datenformat erstellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Alle anderen Rechnungen, also Papier und einfache PDF-Dateien, gelten als „sonstige Rechnungen“.
Zulässige Formate
- XRechnung: rein strukturiertes XML-Format, das in Deutschland für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber bereits Standard ist. Die Spezifikation pflegt die Koordinierungsstelle XStandards Einkauf.
- ZUGFeRD: hybrides Format, das eine PDF-Ansicht mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Zulässig ist es ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).
- EDI-Verfahren: elektronischer Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern ist weiterhin möglich, wenn sich die erforderlichen Angaben korrekt in ein normkonformes Format überführen lassen.
Der Zeitplan der E-Rechnung im Überblick
Die Einführung erfolgt gestaffelt. Das Bundesfinanzministerium hält an den gesetzlichen Terminen fest. Forderungen aus der Wirtschaft nach einer weiteren Verschiebung blieben bislang ohne Erfolg.- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht.
- Bis 31. Dezember 2026: Alle Unternehmen dürfen noch Papierrechnungen ausstellen. Andere elektronische Formate wie PDF sind mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Zudem können bestehende, nicht normkonforme EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers noch genutzt werden.
- Ab 1. Januar 2028: Die Übergangsregeln enden. Grundsätzlich müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen.
Sonderfälle: Dauerrechnungen und Anzahlungen
Viele Unternehmen arbeiten mit Dauerrechnungen, etwa für Miete, Wartungsverträge oder Leasing. Hier gilt: Wurde eine Dauer- oder Anzahlungsrechnung vor dem Pflichtzeitpunkt zulässig als sonstige Rechnung ausgestellt, musst du sie nicht allein deshalb ersetzen, weil später die E-Rechnungspflicht greift. Bei neuen Verträgen oder geänderten Konditionen nach dem Stichtag solltest du jedoch gleich eine E-Rechnung erstellen. Kläre solche Fälle am besten frühzeitig mit deiner Steuerberatung.Wer betroffen ist und welche Ausnahmen gelten
Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen, also das klassische B2B-Geschäft. Als Unternehmer gilt dabei jede Person, die selbstständig eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausübt. Dazu zählen auch Freiberufler, Vermieter und Kleinunternehmer. Sie alle müssen E-Rechnungen zumindest empfangen können.
Diese Rechnungen sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten
- Leistungen von Kleinunternehmern im Sinne des Umsatzsteuergesetzes
- Rechnungen an Privatkunden (B2C)
- Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, etwa viele Vereine
- bestimmte steuerfreie Leistungen, zum Beispiel viele Leistungen von Ärzten oder Versicherungen
Geschäfte mit dem Ausland
Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur, wenn sowohl der leistende Unternehmer als auch der Empfänger in Deutschland ansässig sind, etwa mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer beteiligten Betriebsstätte. Rechnungen an Kunden im Ausland fallen derzeit nicht darunter. Allerdings führen viele EU-Staaten eigene Systeme ein. Wer exportiert, sollte die Anforderungen in seinen wichtigsten Zielmärkten im Blick behalten, wie unser Beitrag zu neuen Exportmärkten zeigt.Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Wer für Bund, Länder oder Kommunen arbeitet, kennt die E-Rechnung schon länger. Rechnungen an Bundesbehörden laufen über spezielle Portale, Informationen dazu bietet die Seite E-Rechnung in der Bundesverwaltung. Diese Erfahrung kannst du für die Umstellung im B2B-Geschäft nutzen.Empfang, Prüfung und Archivierung richtig organisieren
Die Empfangspflicht gilt bereits. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg grundsätzlich aus. Entscheidend ist, dass du die Daten lesbar machen, prüfen und verarbeiten kannst. Eine XRechnung ist ohne geeignete Software für Menschen kaum lesbar.Lesen und prüfen
Moderne Buchhaltungsprogramme, ERP-Systeme und viele kostenlose Viewer stellen E-Rechnungen lesbar dar. Eine technische Validierung prüft, ob die Datei der Norm entspricht. Laut Bundesfinanzministerium ist sie zwar keine direkte Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, hilft aber, Fehler früh zu erkennen. Die inhaltlichen Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung musst du wie bisher prüfen.Archivieren nach GoBD
E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, also als strukturierte Datei. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Kopie genügt nicht. Die Archivierung muss unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar sein. Für Rechnungen als Buchungsbelege gilt inzwischen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Prüfe, ob dein bisheriges Archivsystem strukturierte Formate zuverlässig speichern kann, oder nutze die Archivfunktion deiner Buchhaltungssoftware.Betrug vorbeugen
Neue Prozesse sind ein Einfallstor für Betrüger. Gefälschte Rechnungen mit geänderter Bankverbindung tauchen auch im XML-Format auf. Lege deshalb feste Prüfregeln fest und bestätige geänderte Kontodaten immer per Rückruf. Mehr Tipps findest du in unserem Beitrag zur Cybersicherheit für kleine Unternehmen.In sechs Schritten zur E-Rechnung
Die Umstellung ist kein Hexenwerk, braucht aber etwas Vorlauf. Mit diesem Fahrplan kommst du strukturiert ans Ziel.- Betroffenheit klären: Ermittle deinen Umsatz 2026 und prüfe, ob du ab Januar 2027 oder erst ab 2028 E-Rechnungen ausstellen musst. Kläre, welcher Anteil deiner Kunden Unternehmen sind.
- Ist-Zustand aufnehmen: Wie erstellst du heute Rechnungen, wie kommen Eingangsrechnungen an, wer bearbeitet sie und wo werden sie archiviert?
- Software auswählen: Prüfe, ob deine Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware XRechnung und ZUGFeRD erzeugen und einlesen kann. Viele Anbieter haben ihre Programme bereits angepasst. Für sehr kleine Betriebe gibt es einfache Online-Tools. Cloudbasierte Lösungen erleichtern dabei Updates und den Zugriff für deine Steuerberatung.
- Stammdaten pflegen: Erfasse bei Geschäftskunden die Empfangsadresse für E-Rechnungen und gegebenenfalls Bestellnummern oder Leitweg-IDs.
- Testen und abstimmen: Tausche Testrechnungen mit wichtigen Kunden und Lieferanten aus und kläre gemeinsam das bevorzugte Format.
- Team schulen und Prozesse anpassen: Lege Zuständigkeiten, Freigaben und Prüfregeln fest und informiere deine Steuerberatung über die neuen Abläufe.
Was die Umstellung kostet
Die Kosten hängen vor allem davon ab, welche Software du bereits nutzt. Ist deine Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware aktuell, reicht oft ein Update oder ein Zusatzmodul. Wer bisher Rechnungen mit Textverarbeitung schreibt, braucht ein Rechnungsprogramm, das es in einfachen Varianten bereits als günstiges Monatsabo gibt. Der größere Aufwand liegt meist nicht in der Lizenz, sondern in der Anpassung von Stammdaten, Abläufen und Schnittstellen. Plane dafür ausreichend Zeit ein und starte nicht erst im Dezember.Mehr als Pflicht: Die Chancen der E-Rechnung
Die E-Rechnung ist mehr als eine weitere bürokratische Auflage. Richtig umgesetzt, beschleunigt sie deine Buchhaltung spürbar. Eingangsrechnungen landen automatisch im System, Daten müssen nicht mehr abgetippt werden, und Tippfehler entfallen.- Schnellere Zahlungseingänge: Strukturierte Rechnungen lassen sich beim Kunden schneller prüfen und freigeben.
- Weniger manuelle Arbeit: Automatischer Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen spart Zeit.
- Bessere Datenbasis: Ausgaben und Einnahmen lassen sich genauer und tagesaktuell auswerten.
- Grundlage für Automatisierung: Strukturierte Daten sind die Voraussetzung für den Einsatz von Software-Robotern und KI im Mittelstand.
Ein Blick nach vorn: Mit der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) sollen ab 2030 grenzüberschreitende Umsätze in der EU digital gemeldet werden. Die E-Rechnung bildet dafür die technische Grundlage. Wer heute sauber umstellt, ist für künftige Meldesysteme gut vorbereitet.
Fazit: Die E-Rechnung jetzt umsetzen
Die Fristen stehen fest: Empfangen musst du E-Rechnungen schon heute, ab 2027 müssen größere Unternehmen sie ausstellen, ab 2028 alle. PDF-Rechnungen genügen dann im B2B-Geschäft nicht mehr. Kläre jetzt deine Betroffenheit, prüfe deine Software und teste den Austausch mit wichtigen Geschäftspartnern.Wer die Umstellung als Digitalisierungsprojekt begreift, gewinnt doppelt: Du erfüllst die gesetzlichen Vorgaben und machst deine Buchhaltung schneller, genauer und zukunftssicher.
