Im Geschäft zwischen Unternehmen wird die elektronische Rechnung in Deutschland schrittweise zur Pflicht. Eine PDF-Datei per E-Mail reicht dann nicht mehr aus. Viele Betriebe müssen ihre Abläufe deshalb umstellen.
Was als E-Rechnung gilt
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der maschinell gelesen werden kann – etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF gilt dagegen nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen Regeln.
Empfangen und versenden
Seit Anfang 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen, die vor allem von der Unternehmensgröße abhängen. Die genauen Regeln veröffentlicht das Bundesfinanzministerium.
Software prüfen
Viele Buchhaltungs- und Warenwirtschaftsprogramme unterstützen die gängigen Formate bereits. Unternehmen sollten prüfen, ob ihre Software E-Rechnungen erzeugen, empfangen, anzeigen und revisionssicher archivieren kann.
Chance zur Automatisierung
Die Umstellung bedeutet Aufwand, bietet aber auch Vorteile: Rechnungsdaten müssen nicht mehr abgetippt werden, Fehler werden seltener und Zahlungen lassen sich schneller abwickeln. Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung.
